Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych opisanych w tej polityce jest ALEKSANDER LUBYCH, jednoosobowa działalność gospodarcza wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), adres: ul. Przy Forcie 10 lok. 41, 02-495 Warszawa, NIP: 1231402029, REGON: 380570421, e-mail: kontakt@klino.pl (dalej: „Klino”, „my”). We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na kontakt@klino.pl. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; odpowiada bezpośrednio administrator.

2. Czego dotyczy ta polityka

• www.klino.pl — strona o Klino, cennik i poradnik;
• app.klino.pl — aplikacja Klino dla firm sprzątających i ich pracowników.

Nie dotyczy stron innych firm, do których prowadzą linki (np. Airbnb, Booking.com, channel managery).

3. Dane na stronie www.klino.pl

Na stronie nie ma formularzy. Zbieramy tylko to, co wynika z samego odwiedzenia strony:

• Logi serwera — adres IP, przeglądarka i urządzenie, adres odwiedzanej strony, czas, adres strony, z której przychodzisz.
• Parametry kampanii — jeśli wchodzisz z linku z parametrami utm_* (albo z wariantem nagłówka z reklamy), przenosimy je w adresach linków między stronami i dopinamy do linku rejestracji w aplikacji, żebyśmy wiedzieli, skąd przychodzą nowe konta. Strona ich nie zapisuje na Twoim urządzeniu.
• Statystyki odwiedzin — Vercel Web Analytics liczy odsłony stron i kliknięcia przycisków (np. „Wypróbuj”) w formie zbiorczej. Nie używa cookies ani zapisów w przeglądarce i nie rozpoznaje Cię między wizytami ani między stronami innych firm.

Nie używamy na stronie narzędzi analitycznych zapisujących cookies ani narzędzi reklamowych (np. piksela Meta). Jeśli takie włączymy, zadziałają tylko po Twojej zgodzie, a tę politykę zaktualizujemy przed ich włączeniem.

4. Dane w aplikacji app.klino.pl: dwie role

1. Dane konta — tu jesteśmy administratorem. Imię i nazwisko, nazwa firmy, e-mail, telefon, hasło (wyłącznie w postaci skrótu); przy logowaniu przez Google lub Microsoft — identyfikator i e-mail z tego konta; dane do faktury (nazwa firmy, adres, NIP, e-mail do faktur) i liczba rozliczonych sprzątań; źródło rejestracji (parametry kampanii przekazane ze strony); dane techniczne i logi (adres IP, urządzenie, historia działań, błędy aplikacji); korespondencja z nami, w tym zgłoszenia z funkcji „Opinie i pomysły” wraz ze zrzutem ekranu, jeśli go dołączysz.
2. Dane, które firma wprowadza do aplikacji — tu jesteśmy podmiotem przetwarzającym. Firma sprzątająca (nasz klient) wprowadza do Klino dane swoich pracowników i współpracowników, klientów i właścicieli apartamentów, adresy i szczegóły apartamentów, rezerwacje i dane gości z kalendarzy iCal, zdjęcia i raporty ze sprzątań. Administratorem tych danych jest ta firma. Przetwarzamy je tylko na jej polecenie, w celu świadczenia usługi (art. 28 RODO), na podstawie umowy powierzenia, która jest załącznikiem do Regulaminu. Jeśli pracujesz dla takiej firmy albo jesteś jej klientem, w sprawie swoich danych zwróć się najpierw do niej. Prośby, które trafią do nas, przekażemy tej firmie i pomożemy jej je załatwić.

5. Cele i podstawy prawne

• Założenie konta i świadczenie usługi (aplikacja, wsparcie, wiadomości o koncie i bezpieczeństwie) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa), a gdy działasz w imieniu firmy — nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze tej firmy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Faktury, księgowość, podatki — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
• Bezpieczeństwo, ochrona przed botami (Turnstile), logi, wykrywanie błędów — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes: działająca i bezpieczna usługa).
• Źródło rejestracji (parametry kampanii) i statystyki odwiedzin strony — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (interes: wiedza, które kampanie i treści działają).
• Kontakt w sprawach biznesowych (odpowiedź na wiadomość, informacje o zmianach w usłudze i nowych funkcjach dla klientów) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Newsletter, oferty lub kontakt telefoniczny i SMS w celach marketingowych — tylko jeśli na to pozwolisz (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz wycofać w każdej chwili.
• Dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Dane wprowadzane przez firmy (punkt 4.2) — przetwarzamy je na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO); podstawę prawną ustala firma, która jest ich administratorem.

Podanie danych konta jest dobrowolne, ale bez nich nie założysz konta i nie skorzystasz z aplikacji.

6. Komu powierzamy dane

Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane na nasze polecenie, na podstawie umów powierzenia:

• Vercel Inc. (USA) — hosting strony www.klino.pl i statystyki odwiedzin (Vercel Web Analytics);
• Cloudflare, Inc. (USA) — hosting aplikacji (Cloudflare Pages), DNS, CDN, przekierowanie poczty, ochrona przed botami (Turnstile);
• Supabase, Inc. (USA, serwery w Irlandii, AWS eu-west-1) — baza danych, logowanie i pliki aplikacji;
• Plus Five Five, Inc. — Resend (USA, serwery w Irlandii, Amazon SES) — wysyłka e-maili z aplikacji;
• Functional Software, Inc. — Sentry (USA, dane w Niemczech) — monitorowanie błędów aplikacji;
• Google Ireland Limited / Google LLC — mapy, geokodowanie adresów i czcionki w aplikacji oraz logowanie przez Google, jeśli je wybierzesz;
• Microsoft Ireland Operations Ltd — logowanie przez konto Microsoft, jeśli je wybierzesz;
• usługi powiadomień push przeglądarek (np. Google, Apple, Mozilla) — dostarczenie powiadomień, jeśli je włączysz; treść powiadomienia jest szyfrowana;
• OVH SAS (Francja) — serwer silnika tras (kolejność sprzątań na podstawie adresów apartamentów);
• Atlassian Pty Ltd — Jira (Australia) — obsługa zgłoszeń „Opinie i pomysły”;
• dostawca skrzynki e-mail, program do faktur i biuro rachunkowe.Do sprawdzenia: wpisać nazwy (np. Gmail / Fakturownia / inFakt) i czy księgowość jest zewnętrzna.

Dane mogą też otrzymać organy publiczne, jeśli wymaga tego prawo. Nie sprzedajemy danych. Pełną listę podprzetwarzających danych z aplikacji podajemy w umowie powierzenia.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców (np. Vercel, Cloudflare, Supabase, Resend, Google, Microsoft, Atlassian) ma siedzibę lub infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (USA, Australia). Dane przekazujemy tylko z zabezpieczeniami z RODO: na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (w tym EU-US Data Privacy Framework, jeśli dostawca jest w nim certyfikowany) albo standardowych klauzul umownych. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na kontakt@klino.pl.

8. Jak długo przechowujemy dane

• dane konta — przez czas trwania umowy i 90 dni po jej zakończeniu (czas na eksport na żądanie), a w zakresie potrzebnym do obrony roszczeń — do ich przedawnienia (co do zasady 3 lata dla roszczeń między przedsiębiorcami);
• dane wprowadzane przez firmy — przez czas umowy; zdjęcia z raportów przez 3 miesiące (pakiet Start) albo 12 miesięcy (pakiet Pro); po zakończeniu umowy usuwamy je albo zwracamy firmie, zgodnie z umową powierzenia;
• kopie zapasowe — dane znikają z nich w ramach normalnego cyklu nadpisywania, do 30 dni po usunięciu z aplikacji;
• faktury i dokumenty księgowe — 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku;
• korespondencja — do 3 lat od ostatniej wiadomości;
• logi i informacje o błędach — do 90 dni;
• cookies i zapisy w przeglądarce — okresy w tabeli w punkcie 11;
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania.

9. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przeniesienia danych (dla danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody),
• sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, w tym wobec marketingu,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Żeby skorzystać z praw, napisz na kontakt@klino.pl. Odpowiemy w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o potwierdzenie, że to Ty.

10. Automatyczne decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają. Aplikacja automatycznie proponuje podział i kolejność sprzątań, ale decyzję zawsze może zmienić człowiek w firmie. Nie profilujemy Cię w celach reklamowych.

11. Cookies i zapisy w przeglądarce

„www” oznacza www.klino.pl, „app” oznacza app.klino.pl. W aplikacji nie używamy narzędzi analitycznych ani reklamowych.

Używamy wyłącznie zapisów niezbędnych, które nie wymagają zgody. Możesz je usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki; zablokowanie ich w aplikacji uniemożliwi zalogowanie.

12. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowanie połączeń (HTTPS), oddzielenie danych firm w bazie, uprawnienia według ról (każdy widzi tylko dane swojej firmy, zgodnie z rolą), przechowywanie haseł i kodów PIN w postaci skrótów oraz kopie zapasowe. Dostęp do danych po naszej stronie ma tylko wąskie grono osób. Szczegóły opisuje umowa powierzenia.

13. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się aplikacja lub narzędzia. Aktualna wersja jest zawsze pod tym adresem, a o istotnych zmianach klientów informujemy e-mailem lub w aplikacji.