Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji Klino dostępnej pod adresem app.klino.pl oraz z serwisu www.klino.pl. Jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Usługodawcą jest ALEKSANDER LUBYCH, jednoosobowa działalność gospodarcza wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), adres: ul. Przy Forcie 10 lok. 41, 02-495 Warszawa, NIP: 1231402029, REGON: 380570421, e-mail: kontakt@klino.pl. Adres do doręczeń elektronicznych: AE:PL-60915-19473-UGTJT-34.
3. Klino jest przeznaczone dla przedsiębiorców, w szczególności firm sprzątających apartamenty na wynajem krótkoterminowy. Usługi nie są świadczone konsumentom.Do sprawdzenia: prawnik: czy i jak uwzględnić osoby prowadzące JDG, którym art. 385⁵ i nast. KC przyznaje część ochrony konsumenckiej, jeśli umowa nie ma dla nich charakteru zawodowego.
4. Integralną częścią Regulaminu jest Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (Załącznik nr 1).

§ 2. Definicje

• Usługobiorca — przedsiębiorca, który założył Konto i zawarł Umowę.
• Użytkownik — osoba fizyczna, która korzysta z Aplikacji w imieniu Usługobiorcy: właściciel, koordynator, pracownik (np. osoba sprzątająca), kierowca lub inna osoba, której Usługobiorca dał dostęp.
• Konto — konto firmy Usługobiorcy w Aplikacji wraz z kontami Użytkowników.
• Aplikacja — oprogramowanie Klino udostępniane w przeglądarce internetowej (model SaaS).
• Umowa — umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawarta na warunkach Regulaminu.
• Sprzątanie Rozliczeniowe — sprzątanie w Aplikacji, do którego Użytkownik przesłał raport (status „przesłany” lub dalszy), niezależnie od tego, czy Usługobiorca raport zatwierdził. Sprzątanie anulowane nie jest Sprzątaniem Rozliczeniowym, także gdy anulowano je po przesłaniu raportu. Sprzątanie liczy się w miesiącu kalendarzowym, w którym przypada data sprzątania. Nie jest Sprzątaniem Rozliczeniowym sprzątanie, którego raport był pomyłką (duplikat lub test), jeżeli Usługobiorca zgłosi to e-mailem na adres kontakt@klino.pl w ciągu 7 dni od otrzymania faktury obejmującej to sprzątanie; Usługodawca wystawia wtedy fakturę korygującą.
• Okres Próbny — pierwsze 30 dni od założenia Konta.
• Cennik — aktualny cennik dostępny pod adresem www.klino.pl/cennik.

§ 3. Zakres usług

1. Usługodawca udostępnia Aplikację do organizacji pracy firmy sprzątającej, w szczególności: planowania sprzątań i planu dnia, pobierania rezerwacji z kalendarzy iCal (np. Airbnb, Booking.com, IdoBooking), raportów ze zdjęciami, zgłaszania usterek, wyliczania wypłat zespołu, planowania tras kierowców i pościeli, przygotowywania dokumentów pro forma dla klientów Usługobiorcy, udostępniania raportów przez link oraz powiadomień.
2. Funkcje dostępne w poszczególnych pakietach (Start, Pro) opisuje Cennik. Funkcje oznaczone w Cenniku jako zapowiedziane („już niebawem”) nie są częścią usługi, dopóki nie zostaną udostępnione. Usługodawca może rozwijać Aplikację, dodawać i zmieniać funkcje, o ile nie pogarsza to istotnie usług, za które Usługobiorca płaci.
3. Zdjęcia z raportów są przechowywane przez 3 miesiące w pakiecie Start i przez 12 miesięcy w pakiecie Pro, licząc od dnia sprzątania; po tym czasie są usuwane. Pozostałe dane sprzątań i rozliczeń są przechowywane przez cały czas trwania Umowy.
4. Usługodawca prowadzi także nieodpłatnie serwis www.klino.pl z informacjami o Aplikacji oraz poradnikiem.

§ 4. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Aplikacji potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka (Chrome, Safari, Edge lub Firefox) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies niezbędnych do logowania oraz adres e-mail albo numer telefonu Użytkownika.
2. Niektóre funkcje (aparat do zdjęć, powiadomienia) wymagają zgody Użytkownika w przeglądarce lub systemie telefonu.
3. Korzystanie z internetu wiąże się z typowymi zagrożeniami (np. złośliwe oprogramowanie, przejęcie hasła). Usługobiorca dba o bezpieczeństwo swoich urządzeń oraz haseł i kodów PIN Użytkowników.

§ 5. Zawarcie Umowy i Konto

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia Konta, po zaakceptowaniu Regulaminu wraz z Umową powierzenia oraz potwierdzeniu adresu e-mail. Umowa jest zawierana na czas nieokreślony.
2. Osoba zakładająca Konto oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Usługobiorcy, a podane dane są prawdziwe.
3. Usługobiorca odpowiada za działania Użytkowników, którym dał dostęp, oraz za nadanie im właściwych ról.

§ 6. Okres Próbny

1. Przez pierwsze 30 dni Usługobiorca korzysta z Aplikacji bezpłatnie. Nie trzeba podawać karty płatniczej.
2. W Okresie Próbnym Usługobiorca ma dostęp do wszystkich funkcji pakietu Pro.
3. Usługodawca może przedłużyć Okres Próbny wybranym Usługobiorcom (np. w ofercie dla pierwszych firm: 2 miesiące za darmo) na podstawie indywidualnego uzgodnienia, przekazanego e-mailem lub w Aplikacji. Przedłużenie nie zmienia pozostałych postanowień Regulaminu.
4. Przed końcem Okresu Próbnego Usługodawca przypomni o nim e-mailem. Jeżeli Usługobiorca nie chce kontynuować, może wypowiedzieć Umowę w dowolnym momencie Okresu Próbnego bez żadnych kosztów.Do sprawdzenia: aplikacja nie wysyła dziś takiego maila — na start ręcznie albo usunąć zdanie.
5. Po zakończeniu Okresu Próbnego Konto przechodzi na pakiet Start, odpłatny według Cennika, chyba że Usługobiorca wybierze pakiet Pro. Od tego dnia Usługobiorca płaci wynagrodzenie według § 7, w tym za pierwszy miesiąc rozliczeniowy bez minimalnego wynagrodzenia (§ 7 ust. 4). Skutki braku zapłaty, w tym blokadę Konta, określa § 7 ust. 7–8.

§ 7. Wynagrodzenie i płatności

1. Wynagrodzenie zależy od liczby Sprzątań Rozliczeniowych w miesiącu kalendarzowym i wynosi 1 zł netto za jedno Sprzątanie Rozliczeniowe w pakiecie Start oraz 2 zł netto w pakiecie Pro.
2. Minimalne wynagrodzenie za miesiąc wynosi 29 zł netto, niezależnie od pakietu. Usługobiorca płaci wyższą z kwot: (liczba Sprzątań Rozliczeniowych × cena za sprzątanie) albo 29 zł netto.
3. Liczba apartamentów i Użytkowników nie wpływa na cenę. Usługobiorca może zmienić pakiet w dowolnym momencie. Usługi dodatkowe, np. pomoc we wdrożeniu, strony mogą uzgodnić odrębnie.
4. Pierwszy miesiąc rozliczeniowy po Okresie Próbnym (miesiąc kalendarzowy, w którym Okres Próbny się kończy) jest bez minimalnego wynagrodzenia z ust. 2: Usługobiorca płaci tylko za Sprzątania Rozliczeniowe po zakończeniu Okresu Próbnego. Minimalne wynagrodzenie obowiązuje od następnego miesiąca kalendarzowego.
5. Usługodawca jest czynnym podatnikiem VAT. Ceny w Cenniku są cenami netto; do każdej kwoty dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki (obecnie 23%).
6. Usługodawca wystawia fakturę po zakończeniu miesiąca kalendarzowego i przesyła ją e-mailem (lub udostępnia w KSeF, jeśli przepisy tego wymagają). Usługobiorca akceptuje faktury elektroniczne. Termin płatności wynosi 14 dni od wystawienia faktury, przelewem na rachunek wskazany na fakturze.
7. Za opóźnienie w płatności Usługodawca może naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.
8. Jeżeli Usługobiorca nie zapłaci faktury w terminie, przez 14 dni od upływu terminu płatności Aplikacja działa bez ograniczeń i wyświetla w niej informację o zaległej płatności. Po upływie tych 14 dni Usługodawca może zablokować dostęp do Konta do czasu zapłaty.
9. Blokada nie powoduje usunięcia danych: Usługodawca przechowuje dane Usługobiorcy przez cały okres blokady. Po zaksięgowaniu zaległej płatności Usługodawca niezwłocznie przywraca dostęp do Konta. Jeżeli Umowa zostanie rozwiązana (§ 13 ust. 3), dane są przechowywane i usuwane według § 14 ust. 2.Do sprawdzenia: prawnik: czy w czasie blokady trzeba umożliwić eksport danych (zwrot danych z Umowy powierzenia).
10. Usługodawca może zmienić Cennik, informując Usługobiorcę e-mailem co najmniej 30 dni przed zmianą. Usługobiorca, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień jej wejścia w życie.

§ 8. Obowiązki Usługobiorcy

1. Usługobiorca korzysta z Aplikacji zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami.
2. Zakazane jest dostarczanie treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich, w tym przesyłanie zdjęć, na których bez podstawy prawnej utrwalono wizerunek osób, a także działania zakłócające pracę Aplikacji (np. próby obejścia zabezpieczeń, automatyczne pobieranie danych bez zgody Usługodawcy).
3. Usługobiorca odpowiada za to, że ma podstawę prawną do wprowadzania do Aplikacji danych osobowych swoich pracowników, współpracowników, klientów i gości, oraz za spełnienie wobec nich obowiązków informacyjnych.
4. Wyliczenia w Aplikacji (wypłaty, stawki, marża, dokumenty pro forma, czasy i trasy przejazdów) mają charakter pomocniczy. Usługobiorca sprawdza je przed wypłatą, wystawieniem faktury lub podjęciem decyzji.

§ 9. Dostępność i wsparcie

1. Usługodawca dokłada należytej staranności, aby Aplikacja działała bez przerw. Planowane prace techniczne przeprowadza w miarę możliwości poza godzinami pracy firm sprzątających i zapowiada je z wyprzedzeniem, jeśli mogą trwać dłużej niż godzinę.
2. Usługodawca nie gwarantuje określonego poziomu dostępności Aplikacji (SLA). Dokłada starań, aby przerwy były jak najkrótsze, a o planowanych pracach technicznych informuje Usługobiorcę z wyprzedzeniem, e-mailem lub w Aplikacji.
3. Wsparcie jest udzielane e-mailem na adres kontakt@klino.pl w dni robocze. Usługodawca odpowiada najpóźniej następnego dnia roboczego.
4. Usługodawca nie odpowiada za działanie usług osób trzecich, z których korzysta Aplikacja na zlecenie Usługobiorcy, w szczególności kalendarzy iCal portali rezerwacyjnych, map i nawigacji, poczty e-mail i komunikatorów.

§ 10. Odpowiedzialność

1. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Usługobiorcy z tytułu Umowy, niezależnie od podstawy prawnej, jest ograniczona do szkody rzeczywistej, a łączna odpowiedzialność — do kwoty wynagrodzenia zapłaconego przez Usługobiorcę za 3 miesiące poprzedzające zdarzenie, które wywołało szkodę.
2. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści, w tym utracone zlecenia, przychody i klientów.
3. Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej z winy umyślnej (art. 473 § 2 KC) ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na mocy przepisów prawa.
4. Usługodawca nie odpowiada za skutki podania nieprawdziwych danych, udostępnienia haseł lub kodów PIN osobom trzecim, błędów w kalendarzach rezerwacji dostarczanych przez portale ani decyzji podjętych na podstawie wyliczeń pomocniczych, o których mowa w § 8 ust. 4.
5. Odpowiedzialność stron w zakresie danych osobowych określa Umowa powierzenia.

§ 11. Dane osobowe

1. Dane osób zakładających Konto i kontaktujących się z Usługodawcą Usługodawca przetwarza jako administrator, na zasadach opisanych w Polityce prywatności.
2. Dane, które Usługobiorca wprowadza do Aplikacji (m.in. dane pracowników, klientów i gości), Usługodawca przetwarza jako podmiot przetwarzający, na podstawie Umowy powierzenia (Załącznik nr 1), którą Usługobiorca akceptuje razem z Regulaminem.
3. Usługodawca może wykorzystywać zanonimizowane i zagregowane dane o korzystaniu z Aplikacji (np. liczba sprzątań, czas przygotowania planu) do rozwoju Aplikacji i statystyk, bez możliwości identyfikacji Usługobiorcy ani osób fizycznych.

§ 12. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące usług można składać e-mailem na adres kontakt@klino.pl. Reklamacja powinna zawierać nazwę Usługobiorcy, adres e-mail Konta i opis problemu.
2. Usługodawca rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada e-mailem.

§ 13. Wypowiedzenie i rozwiązanie Umowy

1. Usługobiorca może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie, wysyłając e-mail z adresu Konta na kontakt@klino.pl lub korzystając z odpowiedniej funkcji w Aplikacji, jeśli jest dostępna. Umowa rozwiązuje się z końcem miesiąca kalendarzowego, w którym złożono wypowiedzenie. Usługobiorca płaci za Sprzątania Rozliczeniowe do tego dnia.
2. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, informując Usługobiorcę e-mailem.
3. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Usługobiorca rażąco narusza Regulamin (w szczególności § 8 ust. 2) albo zalega z płatnością dłużej niż 30 dni mimo wezwania.
4. Usługodawca zwraca opłaty pobrane z góry za okres po rozwiązaniu Umowy, jeśli takie były.

§ 14. Eksport i usunięcie danych

1. W trakcie Umowy Usługobiorca może w każdej chwili wyeksportować swoje dane z Aplikacji w dostępnych formatach (np. zestawienia finansowe i rozliczenia pracowników w CSV, faktury w PDF). Na żądanie przesłane na kontakt@klino.pl Usługodawca przekaże pełną kopię danych Konta w powszechnie używanym formacie elektronicznym (CSV lub JSON) oraz zdjęcia z raportów.
2. Po rozwiązaniu Umowy, także z przyczyn wskazanych w § 13 ust. 3, Usługodawca przechowuje dane Usługobiorcy przez 90 dni. W tym czasie Usługobiorca może zażądać ich eksportu (ust. 1), pisząc na kontakt@klino.pl. Po tym czasie Usługodawca usuwa dane Usługobiorcy, chyba że ich dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa (np. dane do faktur wystawionych przez Usługodawcę).
3. Dane w kopiach zapasowych są usuwane w ramach normalnego cyklu ich nadpisywania, nie później niż w ciągu 30 dni od usunięcia danych z Aplikacji.Do sprawdzenia: potwierdzić okres przechowywania kopii zapasowych w planie Supabase.

§ 15. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usług, zmiany podwykonawców lub względów bezpieczeństwa.
2. O zmianie Usługodawca informuje e-mailem i w Aplikacji co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Jeżeli Usługobiorca nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień ich wejścia w życie.

§ 16. Postanowienia końcowe

1. Umowa podlega prawu polskiemu.
2. Spory rozstrzyga sąd właściwy miejscowo dla adresu Usługodawcy wskazanego w § 1 ust. 2.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
4. Regulamin jest dostępny bezpłatnie pod adresem www.klino.pl/regulamin w formie, która pozwala go pobrać i wydrukować.