Jak ułożyć plan dnia dla ekipy sprzątającej apartamenty (i nie chodzić przez pół miasta)

Każdy dyspozytor zna ten poranek: kilkanaście check-outów, kilka check-inów na ten sam dzień, jedna osoba na zwolnieniu i ekipa, która pyta na czacie, dokąd ma iść. Poniżej metoda, która działa na kartce, w arkuszu i w aplikacji. Na końcu pokazujemy, jak tę samą pracę robi za Ciebie Klino.

Krok 1: zbierz sprzątania i ich okna czasowe

Dla każdego apartamentu potrzebujesz trzech informacji: kiedy wyjeżdża gość (check-out), kiedy przyjeżdża kolejny (check-in) i jaki to rodzaj sprzątania. Okno między check-outem a check-inem to czas, w którym apartament musi być gotowy. Godziny zależą od ustawień gospodarza; przykładowo check-out o 10:00 i check-in o 15:00 dają pięć godzin.

Sprawdź też notatki: wcześniejszy check-in, późny check-out, sprzątanie po zwierzętach. Każda z nich zmienia kolejność albo czas.

Krok 2: sprawdź, kto pracuje i co ma ze sobą

Lista osób na dziś, ich godziny i to, co realnie mogą zrobić. Kto ma samochód? Kto ma klucze do których budynków? Kto zaczyna blisko domu, a kto przyjeżdża z drugiego końca miasta? Kto może wziąć sprzątanie generalne, a kto dopiero się uczy? Te informacje zwykle siedzą w głowie dyspozytora. Warto je spisać, bo to one decydują o podziale.

Krok 3: pogrupuj apartamenty według bliskości

Zaznacz wszystkie adresy na mapie i podziel je na grupy leżące blisko siebie: kwartał, osiedle, kilka ulic. Każda grupa powinna trafić w całości do jednej osoby. Dwie osoby mijające się na tej samej ulicy to najczęstszy objaw złego planu.

Patrz na odległość pieszą, a nie w linii prostej. Rzeka, tory, ogrodzony park albo ruchliwa arteria bez przejścia potrafią zrobić z „sąsiedniego” budynku kwadrans marszu.

Krok 4: wyrównaj obciążenie

Liczba apartamentów to zła miara. Duży apartament z dwiema łazienkami albo sprzątanie generalne to więcej pracy niż dwie kawalerki. Jeśli masz kategorie apartamentów i mnożniki rodzajów sprzątania, użyj ich jako wagi: suma „punktów” na osobę powinna być podobna. Gdy grupy z kroku 3 są nierówne, przesuwaj apartamenty z brzegu grupy do sąsiedniej, a nie z jej środka.

Krok 5: ustaw kolejność, żeby jak najmniej chodzić

1. Zacznij od sprzątań z check-inem tego samego dnia. Wąskie okna nie mogą czekać na koniec trasy.
2. Pierwszy adres wybierz blisko miejsca, z którego osoba startuje (dom, magazyn, punkt z kluczami).
3. Potem idź do najbliższego kolejnego adresu, aż do końca grupy, pilnując okien czasowych.
4. Sprzątania bez dzisiejszego check-inu zostaw na koniec albo wstaw tam, gdzie i tak przechodzisz.

Przykład planu dla dwóch osób (adresy i godziny wymyślone):

Krok 6: zostaw bufor

Plan bez zapasu rozsypie się przy pierwszym spóźnionym gościu albo zgubionym kluczu. Zostaw każdemu trochę wolnego czasu, np. 15–30 minut w ciągu dnia (to przykład, dopasuj go do swoich doświadczeń). Lepiej, żeby ktoś skończył wcześniej i wziął apartament z puli „bez check-inu dziś”, niż żeby gość czekał pod drzwiami.

Co zrobić z dalekimi adresami

Jeden apartament na drugim końcu miasta potrafi zjeść komuś pół dnia, jeśli dokleisz go do pieszej trasy. Masz kilka wyjść:

• przypisz go osobie z samochodem i ułóż jej trasę wokół tego adresu;
• połącz go z trasą kierowcy, który i tak rozwozi pościel;
• jeśli to sprzątanie bez check-inu tego dnia, przesuń je na dzień, w którym w okolicy jest więcej pracy;
• przy stałych dalekich adresach rozważ wyższą kategorię albo dodatek za dojazd.

Poranne potwierdzenie

Plan wysłany wieczorem to dopiero połowa. Ustal godzinę, do której każdy potwierdza, że widział swój plan, np. 8:00. O tej godzinie wiesz, kto nie odpowiedział, i masz jeszcze czas zadzwonić albo przesunąć apartamenty, zanim zacznie się okno pierwszego check-inu. Po południu porównaj plan z wykonaniem: gdzie były opóźnienia, które przejścia były dłuższe, niż zakładałeś. To najlepsze dane do poprawy jutrzejszego planu.

Jak to zautomatyzować

Ręcznie ta metoda działa, ale przy kilkunastu sprzątaniach i kilku osobach zajmuje dyspozytorowi sporo czasu każdego dnia, a przy zmianach w rezerwacjach trzeba ją powtarzać. Dlatego większość tej pracy można oddać programowi. Na co patrzeć przy wyborze takiego programu, opisujemy osobno.