Grafik sprzątań apartamentów: Excel, Google Kalendarz czy aplikacja

W biurze grafik sprzątania jest stały: te same osoby, te same godziny, te same piętra. W apartamentach na wynajem krótkoterminowy pracę wyznaczają rezerwacje. W środę są trzy check-outy, w sobotę dwadzieścia dwa, a w niedzielę rano ktoś rezerwuje nocleg na ten sam dzień. Dlatego grafik sprzątań apartamentów to w praktyce dwie rzeczy, które warto rozdzielić.

Ten artykuł jest o pierwszej warstwie i o narzędziach do całości. Jak ułożyć sam dzień (okna czasowe, grupowanie po odległości, kolejność pieszo), opisaliśmy w poradniku o planie dnia dla ekipy sprzątającej.

Krok 1: policz, ile będzie pracy w każdym dniu

Źródłem są kalendarze rezerwacji. Każdy check-out to jedno sprzątanie, a check-in tego samego dnia zawęża okno, w którym trzeba je zrobić. Do tego dochodzą sprzątania pobytowe i generalne, których w kalendarzu portalu nie ma. Spisz je na tydzień do przodu:

Widać typowy rozkład: weekend to dwa razy więcej pracy niż środek tygodnia, a w sobotę dwie trzecie sprzątań ma wąskie okno do check-inu. Spokojne dni (tu środa) to dobre miejsce na sprzątania generalne.

Krok 2: przelicz pracę na liczbę osób

Prosty wzór, który wystarczy do grafiku tygodniowego:

osoby = sprzątania × średni czas sprzątania (z dojściem) ÷ godziny pracy jednej osoby, w górę, plus rezerwa

Średni czas weź z własnych danych, nie z głowy. Przez dwa tygodnie zapisuj, ile trwało każde sprzątanie od wejścia do wyjścia i ile zajęło dojście. Różnica między kawalerką a apartamentem z dwiema łazienkami potrafi być dwukrotna, dlatego przy większej liczbie apartamentów lepiej liczyć w kategoriach apartamentów i mnożnikach rodzajów sprzątania niż w samych sztukach.

Krok 3: zbierz dostępność i rozpisz tydzień

• Stały termin. Dostępność na kolejny tydzień zbierasz do środy lub czwartku. Kto nie poda, ma domyślne dni.
• Weekendy rotacyjnie. Weekendy są najcięższe, więc rozkładaj je po równo, np. co drugi weekend wolny dla każdego. Inaczej najlepsze osoby odejdą po sezonie.
• Kto może co. Przy każdej osobie zapisz: samochód tak lub nie, klucze do których budynków, czy robi sprzątania generalne. To decyduje o tym, czy w danym dniu skład w ogóle da radę.
• Sezon i poza sezonem. Zimą pracy bywa kilka razy mniej. Ustal z ekipą z góry, jak dzielicie mniej dni pracy, zamiast obcinać je z dnia na dzień.

Jeśli zatrudniasz na umowę o pracę, grafik musi spełniać też wymogi Kodeksu pracy (np. co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę). Szczegóły przy swojej formie zatrudnienia sprawdź z kadrami lub księgową.

Excel, Google Kalendarz czy aplikacja

Excel lub Arkusze Google

Najprostszy układ to dwie zakładki:

Plusy: darmowe, każdy to zna, łatwo filtrować po osobie i dniu. Minusy wychodzą przy skali: rezerwacje przepisujesz ręcznie z kilku portali, zmiana rezerwacji w nocy nie pojawi się sama, nie wiesz, czy ktoś widział swój plan, a zdjęcia i uwagi i tak lądują w komunikatorze. Excel wystarcza zwykle przy kilku apartamentach i jednej, dwóch osobach.

Google Kalendarz

Linki iCal z Airbnb, Bookingu czy channel managera można dodać do Google Kalendarza i mieć wszystkie rezerwacje w jednym widoku w telefonie. To dobry podgląd, ale nie grafik: Google odświeża subskrybowane kalendarze z opóźnieniem (bywa, że kilka godzin i dłużej, bez możliwości wymuszenia), pokazuje pobyty zamiast sprzątań i nie dzieli pracy między ludzi. Wydarzenia ze sprzątaniami trzeba tworzyć i przypisywać ręcznie.

Aplikacja do sprzątania apartamentów

Program ma sens, gdy przepisywanie rezerwacji i rozsyłanie planu zajmuje Ci więcej czasu niż samo planowanie. Przy wyborze sprawdź przede wszystkim: czy sam czyta kalendarze iCal i jak często, czy z rezerwacji robi sprzątania, czy sam dzieli je między ludzi, czy ekipa potwierdza plan i czy działa na telefonie bez instalacji. Pełną listę pytań znajdziesz w poradniku program dla firmy sprzątającej apartamenty.

Zmiany w ostatniej chwili

Każdy grafik sprzątań apartamentów się zmienia. Pomaga kilka stałych zasad:

1. Sprawdzasz rezerwacje dwa razy: wieczorem przy układaniu planu i rano przed startem ekipy.
2. Każdy potwierdza swój plan do ustalonej godziny, np. 8:00. Kto nie potwierdził, dostaje telefon.
3. Nowe sprzątanie na dziś idzie do osoby, która jest najbliżej i ma zapas czasu, a nie do tej, która „zwykle tam sprząta”.
4. Sprzątania bez check-inu tego samego dnia to Twój bufor: w razie potrzeby przesuwasz je na wieczór albo na jutro.